Bạn đang có ý định kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay phát triển mô hình kinh doanh? Bạn cần lo ngại về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với công việc quản lý khách sạn. Bài chia sẻ sau đây chúng tôi sẽ nêu ra nhiều ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn đúng đắn nhất cho vận hành kinh doanh của bạn.
Điểm đặc biệt của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp hoạt động tính toán được nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được dùng rộng rãi trong các công việc kinh doanh đã lâu. Hiện nay, vẫn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng phần mềm này trong hoạt động quản lý. Mặt khác, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel bộc lộ ra những điểm bất cập, bên cạnh các ưu điểm đã có của nó.
Phần mềm excel trợ giúp quản lý:
  • Check in, check out khách ra vào hàng ngày
  • Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, kiểm soát tình hình phòng đơn giản (thông tin khách, thông tin phòng)
  • In hóa đơn riêng cho những dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
  • Miễn phí, không quá phức tạp sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ mọi người triển khai các công việc tính toán cơ bản một biện pháp dễ dàng. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho nhiều dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng.
  • Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với một số nghiệp vụ đơn giản, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu từng ngày, giải các bài toán, thuận lợi cho việc lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng những con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi nhiều tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
  • Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng khả quan nhất cho một số hình thức khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không nhiều.
Nhược điểm
  • Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể đơn giản bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn rằng những chủ kinh doanh đều biết được hậu quả của vấn đề này.
  • Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ hoàn hảo cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
  • Khó kết hợp với nhiều báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì vậy, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc làm báo cáo.
  • Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn
Đối với các khách sạn có quy mô từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng phục vụ việc quản lý nữa.
Từ nhiều ưu nhược điểm kể trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là biện pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Tất nhiên, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn muốn phát triển số lượng phòng và triển khai thêm một số loại hình dịch vụ thì hãy nghĩ tới việc dùng phần mềm quản lý chuyên biệt hơn.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Bài viết tương tự