Một phần mềm quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong một số khách sạn hiện nay, hỗ trợ người quản lý và nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Thế nhưng, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS đúng đắn, quý khách hàng nên hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp này có thể thực hiện được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?
PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ tất cả khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện những nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Phần mềm thường bao gồm các công việc quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS?
Một cách thức hệ thống quản lý khách sạn dần dần quan trọng vì ngành khách sạn hiện đại được đẩy mạnh qua công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có khả năng tới từ nhiều nguồn, giá cần được thay đổi thông minh cho việc theo dõi doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới công đoạn thanh toán, trả phòng phải được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Việc này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với một số thử thách này.
Một ứng dụng quản lý khác sạn chính xác sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.
3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?
Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên ngành, việc đáng nói nhất là phải xác định một hệ thống có nhiều tính năng tuyệt vời cho khách sạn của bạn. Sau đây là nhiều tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng
Tính năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống chính xác sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng
thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều nên thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng một số dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến nhiều khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn
Kế tiếp, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có khả năng làm hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá phức tạp đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo
Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh những báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm khả quan với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết cần triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là biện pháp mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Các tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee
một số tính năng chính của Ezibee:
  • Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,
  • Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,
  • Quản lý khách hàng và nhiều công nợ,
  • Quản lý kho hàng,
  • Thống kê, báo cáo phù hợp.
Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee trợ giúp nhân viên lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý những khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể giải quyết nhiều vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Phần mềm quản lý tình trạng các buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý nhiều tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng nhiều thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và thông báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng một số để có phương hướng kinh doanh tốt hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm cần thu những công nợ.
Chức năng xuất báo cáo chi tiết của Ezibee giúp khách sạn báo cáo tình trạng kinh doanh tỉ mỹ cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể lựa chọn các số như ca làm việc, một số dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình trạng nhiều phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
Bài viết tương tự