Tổ chức hội nghị hội thảo là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định tới sự phát triển và thăng tiến của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức thành công và hiệu quả là tiêu chí đầu tiên để lựa chọn người tổ chức hoặc đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp.
Để tổ chức thành công một buổi hội nghị hội thảo, trung tâm nhà hàng tiệc cưới Callary chia sẻ đến các ban tổ chức cần có một sự chuẩn bị chu đáo để tránh mọi rủi ro xảy đến trong quá trình thực hiện chương trình. Để đảm bảo cho một buổi hội nghị hội thảo thành công, cần đảm bảo các bước chuẩn bị sau:
1.Chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo không khó để tìm nhưng yêu cần cần phù hợp với nội dung buổi họp số lượng thành viên tham gia cũng như kinh phí cho tổ chức. Trước khi chọn địa điểm, bạn cần tổng hợp số lượng khách mời cũng như dự trù được kinh phí tổ chức để chọn được địa điểm phù hợp.
- Chuẩn bị tài liệu hội thảo
Hội nghị, hội thảo là một quá trình thảo luận, họp bàn đến thống nhất vấn đề. Một buổi họp không thể thiếu giấy tờ liên quan để người họp có cái nhìn chính xác nhất về những vấn đề trong buổi họp. Do đó, bạn cần chuẩn bị đủ tài liệu theo số lượng người tham gia, tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự của buổi họp, logic, rõ ràng và tránh nhàu nát để thể hiện sự tôn trọng với người tham gia.
3 .Làm việc với diễn giả, MC, người điều hành
Người chủ trì buổi họp là MC hay diễn giả đống vai trò rất quan trọng với chương trình. Mặc dù không phải là người nắm toàn bộ nội dung cuộc họp những sẽ là người dẫn dắt buổi họp so cho logic và hợp lý nhất.
Trước khi buổi họp được diễn ra, ban tổ chức cần làm việc qua với diễn giả/MC, thống nhất tất cả các hoạt động diễn ra trong chương trình, tên và chức vụ của các vị đại biểu, lịch trình buổi họp cụ thể để tránh việc mất thống nhất giữa người nói và người làm.
- Truyền thông sự kiện
Ngay khi có kế hoạch tổ chức, việc truyền thông về buổi họp cũng cần được làm ngay. Một số buổi hội thảo mang tính chất công việc bắt buộc, người tham gia sẽ nhận thông tin, chuẩn bị các tài liệu liên quan và sãn sàng cho sự kiện.
Tuy nhiên, hội nghị mang tính chất linh hoạt hơn, bạn nên truyền thông rõ về mục đích, ý nghĩa của chương trình, đem lại những hào hứng nhất định cho người tham gia để hiệu ứng chương trình được lan tỏa nhất.
Dù hội thảo hay hội nghị cũng đúng nên quá áp đặt nhân viên để tránh tình trạng tham gia chống đối, khiến hiệu quả của sự kiện không đúng như mong đợi.
5.Dụng cụ chuẩn bị
Hội trường sự kiện
Âm thanh, ánh sáng cho sự kiện
MC/ diễn giả điều khiển sự kiện
Ekip tổ chức chương trình
Banner, backgrop cho sự kiện
Thiệp mời (nếu cần)
Tài liệu cuộc họp
Máy ảnh, máy quay cho truyền thông sự kiện
Tiệc tea break giữa giờ
Tiệc chiêu đãi (nếu cần) sau buổi họp
Chuẩn bị càng chu đáo và chi tiết cho sự kiện sẽ càng giúp cho chương trình được diễn ra thuận lợi và tránh được các rủi ro nhất.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
CALLARY WEDDING & EVENTS
Địa chỉ: 123 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3, Tp.HCM
Email: event@callary.vn
Điện thoại: (+84 8) 38 43 5556 – 38 43 5557
Xem thêm : các sảnh nhà hàng tiệc cưới quận 3